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档案工作是学校的基础性工作之一，不可忽视的重要工作，学校应把档案工作纳入总体发展规划，保证对人员编制、档案用房、档案经费的落实，管理实行集一管理的原则。
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学生处下设学生处档案室，是本科的管理机构。为加强管理，学校配备专职档案管理工作人员。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。工作人员要遵纪守法，爱岗敬业，具备档案业务知识和组织管理能力，具有开拓创新意识和精神。
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如果档案里材料有丢失，要找学校和相关单位去补办，并且加盖公章。通常只需要补齐主要资料就可以了。